Website-Gesamtkosten für Dienstleister: die Drei-Jahres-Rechnung mit Vorlage und Checkliste

Warum der Angebotspreis nur ein Teil der Rechnung ist

Wer als Dienstleister oder Praxis eine neue Website plant, vergleicht meist Angebote: Agentur A nennt eine Summe, Freelancer B eine andere, der Baukasten kostet scheinbar fast nichts. Das Problem: Diese Zahlen beschreiben nur den Start. Eine Website ist kein Produkt, das man einmal kauft, sondern ein Arbeitsmittel, das jahrelang läuft, gepflegt wird und irgendwann erneuert werden muss. Erst wenn Sie alle Posten über einen Zeitraum von drei Jahren zusammenrechnen, lassen sich Angebote wirklich vergleichen.

Fachleute sprechen dabei von den Gesamtkosten (englisch: Total Cost of Ownership). Der Gedanke ist einfach: Was kostet die Website vom ersten Gespräch bis zum Tag, an dem Sie sie ersetzen, und was bringt sie in dieser Zeit an Anfragen? Dieser Artikel liefert dafür eine Rechenvorlage, eine Tabelle mit Marktangaben aus benannten Quellen und eine Liste der Posten, die in Angeboten gern fehlen. Er ergänzt unseren Beitrag Webdesign-Kosten und ihre Treiber, der erklärt, warum Preise so weit auseinanderliegen, und die Anleitung zum Vergleich von Webdesign-Angeboten. Hier geht es um die Frage danach: Was kommt nach der Unterschrift?

Die vier Kostenblöcke: einmalig, laufend, wiederkehrend und versteckt

Damit nichts untergeht, sortieren wir alle Posten in vier Blöcke. Diese Einteilung hilft auch im Gespräch mit Anbietern, weil Sie für jeden Block gezielt nachfragen können.

1. Einmalige Kosten zum Start

Konzept und Struktur, Design, Programmierung, Texte, Fotos oder Videos, Einrichtung von Formularen, Anbindung von Telefon- und Messenger-Buttons, Einrichtung der Messung, Weiterleitungen bei einem Relaunch, Tests auf verschiedenen Geräten. Das ist der Block, den Angebote meist ausführlich nennen.

2. Laufende Kosten

Domain, Hosting, gegebenenfalls ein Sicherheitszertifikat (viele Hoster liefern es inklusive), E-Mail-Postfächer, Lizenzen für Erweiterungen oder Buchungs- und Formularsysteme, Wartungsvertrag. Diese Beträge fallen monatlich oder jährlich an, solange die Website online ist.

3. Wiederkehrende Projekte

Neue Leistungsseiten, ein zusätzlicher Standort, aktualisierte Fotos nach einem Umbau, neue Teammitglieder, saisonale Aktionsseiten, rechtliche Anpassungen. Diese Posten kommen nicht jeden Monat, aber nahezu in jedem Jahr vor.

4. Versteckte Kosten

Dazu zählt alles, was nicht auf der Rechnung steht, aber Zeit oder Geld kostet: Ihr eigener Aufwand für Briefing und Freigaben, Fehler durch ungeklärte Zuständigkeiten, Anfragen, die wegen einer langsamen oder unklaren Seite nie ankommen, und eine fehlende Messung, durch die Sie nicht erkennen, ob die Website überhaupt Anfragen bringt.

Marktangaben aus benannten Quellen: Orientierung statt Preisliste

Belastbare Einheitspreise für Webdesign gibt es nicht, weil der Aufwand von Umfang, Inhalten und Funktionen abhängt. Wer trotzdem eine Größenordnung braucht, sollte sie mit Quelle und Datum notieren und wissen, wer sie veröffentlicht. Die folgende Tabelle gibt einige Angaben wieder, die wir bei der Recherche gelesen haben. Beide Quellen sind Anbieter, die selbst Produkte verkaufen; die Zahlen sind deshalb Orientierung und kein neutraler Marktspiegel. Es handelt sich ausdrücklich nicht um ZED-Preise.

Posten	Angabe in der Quelle	Quelle und Stand
Website-Baukasten	je nach Plattform und Tarif etwa 100 bis 500 Euro pro Jahr	Shopify-Blog „Wie viel kostet eine Website“, April 2025
Freelancer oder Agentur (Auslagerung allgemein)	kann leicht zwischen 2.000 und 10.000 Euro kosten	Shopify-Blog, April 2025
Domain, jährliche Verlängerung	etwa 10 bis 129 Euro pro Jahr, je nach Endung	Hostinger-Tutorials, Wartungskosten, Stand Januar 2026
Shared Hosting	etwa 3 bis 30 Euro pro Monat	Hostinger-Tutorials, Januar 2026
Wartungskosten laufender Unternehmenswebsite (KMU)	etwa 35 bis 500 Euro pro Monat	Hostinger-Tutorials, Januar 2026 (laut Quelle ohne Umsatzsteuer)

Die Spannen sind groß, und genau das ist die Aussage: Zwischen einem schlanken Aufbau und einer betreuten Unternehmensseite liegen Welten. Für Ihr Vorhaben hilft nur eine Rechnung mit Ihrem Umfang. Wenn Sie wissen möchten, was Ihr konkretes Projekt kosten könnte, gibt es bei uns keine öffentliche Preisliste. Schicken Sie uns Ihre Eckdaten per WhatsApp, dann antworten wir mit einer ersten Einschätzung zum Umfang.

Rechenvorlage: Gesamtkosten über drei Jahre

Die folgende Vorlage lässt sich in eine Tabellenkalkulation übernehmen. Tragen Sie für jede Variante, die Sie vergleichen (zum Beispiel Baukasten, Freelancer, Agentur), die Beträge aus dem jeweiligen Angebot ein. Wo das Angebot schweigt, fragen Sie nach, statt null einzusetzen.

Zeile	Posten	Wann fällt er an?
A	Erstellung inklusive Texte, Fotos, Messung	einmalig
B	Domain und Hosting pro Jahr × 3	laufend
C	Wartung, Updates, Sicherung pro Jahr × 3	laufend
D	Lizenzen (Formular, Buchung, Erweiterungen) pro Jahr × 3	laufend
E	Änderungen und neue Seiten (geschätzte Stunden × Stundensatz)	wiederkehrend
F	Rechtliche und technische Anpassungen (Datenschutz, Barrierefreiheit, Cookie-Lösung)	wiederkehrend
G	Eigener Zeitaufwand (Stunden × interner Stundenwert)	versteckt
H	Gesamtkosten drei Jahre (A bis G addieren)	Summe
I	Gesamtkosten pro Monat (H geteilt durch 36)	Vergleichswert

Der Vergleichswert in Zeile I ist die Zahl, die Sie dem Nutzen gegenüberstellen: Wie viele zusätzliche Anfragen oder Termine braucht die Website pro Monat, damit sich dieser Betrag lohnt? Dazu mehr im Abschnitt zu den Kosten pro Anfrage.

Beispielrechnung mit frei gewählten Zahlen

Die folgenden Beträge sind ausdrücklich hypothetisch. Sie sind weder Marktpreise noch Angebote, sondern dienen nur dazu, die Logik der Vorlage zu zeigen. Angenommen, eine Praxis vergleicht zwei Varianten mit denselben Anforderungen: eine einfache Praxisseite mit sechs Unterseiten, Formular, Telefon-Button und Messung.

Zeile (hypothetisch)	Variante 1: günstiger Einstieg	Variante 2: höherer Einstieg mit Betreuung
A Erstellung	2.000 Euro	5.000 Euro
B Domain und Hosting, 3 Jahre	360 Euro	360 Euro
C Wartung, 3 Jahre	0 Euro (nicht im Angebot)	1.080 Euro
D Lizenzen, 3 Jahre	300 Euro	300 Euro
E Änderungen, 3 Jahre (12 Stunden zu 80 Euro)	960 Euro	in Wartung enthalten
F Rechtliche Anpassungen	400 Euro	in Wartung enthalten
G Eigener Zeitaufwand (30 gegenüber 20 Stunden zu 50 Euro)	1.500 Euro	1.000 Euro
H Summe	5.520 Euro	7.740 Euro
I pro Monat (H geteilt durch 36)	rund 153 Euro	rund 215 Euro

Was zeigt das Beispiel? Erstens schrumpft der Abstand: Aus 3.000 Euro Unterschied bei der Erstellung werden gut 2.000 Euro über drei Jahre, weil die günstige Variante Wartung, Änderungen und Aufwand nachträglich zubucht. Zweitens ist die Rechnung offen für Ihre eigenen Werte: Wenn Ihr Team Änderungen lieber selbst im Redaktionssystem vornimmt, sinkt Zeile E, dafür steigt Zeile G. Drittens entscheidet am Ende nicht die niedrigere Summe, sondern die Frage, welche Variante mehr Anfragen erzeugt.

Kosten pro Anfrage: die Gegenrechnung

Eine Website, die 215 Euro im Monat kostet und keine Anfragen bringt, ist teurer als eine für 153 Euro, die regelmäßig Termine erzeugt. Rechnen Sie deshalb immer mit der Zahl der Anfragen: Gesamtkosten pro Monat geteilt durch die Anzahl der Anfragen, die über die Website eingehen. Dabei zählen nur echte Kontakte, also Anrufe, Formulare und Nachrichten, nicht Seitenaufrufe.

Dafür muss die Website messen können, woher Anfragen kommen. Ohne Messung bleibt die Rechnung geraten. Wie Sie Kosten pro Anfrage sauber berechnen, beschreibt unser Beitrag zu den Kosten pro Lead; wie die Messung aufgebaut wird, steht auf der Seite zum Conversion-Tracking. Entscheidend ist, dass die Messung bereits im Angebot für die Website enthalten ist und nicht als Zusatzprojekt auftaucht.

Ein einfacher Plausibilitätstest

Fragen Sie sich: Wie viel ist mir eine zusätzliche Anfrage wert? Bei einer Praxis kann das der Wert eines neuen Patienten über die Behandlungszeit sein, bei einem Handwerksbetrieb der durchschnittliche Auftrag abzüglich Kosten. Teilen Sie die monatlichen Gesamtkosten der Website durch diesen Wert, dann sehen Sie, wie viele zusätzliche Anfragen oder Abschlüsse nötig sind, um ohne Verlust zu arbeiten. Der Wert ist keine Prognose, sondern eine Schwelle, die Sie später mit Ihren Messdaten vergleichen.

Posten, die in Angeboten gern fehlen: die Checkliste

Gehen Sie jedes Angebot mit dieser Liste durch und markieren Sie, was enthalten ist, was extra kostet und was nicht erwähnt wird.

• Texte: Wer schreibt sie, wie viele Seiten sind inklusive, wie viele Korrekturrunden?
• Fotos und Videos: Sind Aufnahmen oder Lizenzen enthalten, oder liefern Sie das Material?
• Impressum und Datenschutzerklärung: Wer erstellt oder prüft sie, und wer aktualisiert sie später? Eine Rechtsprüfung ist keine Leistung einer Agentur.
• Cookie-Lösung und Einwilligungsverwaltung: einmalige Einrichtung und laufende Pflege.
• Barrierefreiheit: ob und in welchem Umfang sie berücksichtigt ist. Hintergründe finden Sie im Beitrag zum Barrierefreiheitsstärkungsgesetz.
• Messung: Einrichtung von Anrufen, Formularen und Messenger-Klicks.
• Geschwindigkeit: ob Bildkomprimierung und Ladezeit geprüft werden. Mehr dazu in den Core Web Vitals für Dienstleister.
• Sicherungen und Updates: wie oft, durch wen, mit welcher Wiederherstellungszeit.
• Zugänge: Gehören Domain, Hosting und Inhalte am Ende Ihnen, mit allen Zugangsdaten?
• Änderungen nach dem Livegang: Stundensatz, Mindestabnahme, Reaktionszeiten, nur wenn schriftlich zugesagt.
• Umzug und Weiterleitungen: wichtig bei einem Relaunch, damit bestehende Platzierungen nicht verloren gehen (siehe Relaunch-Kosten).
• Vertragslaufzeit und Kündigung bei Wartungs- oder Hostingverträgen.

Baukasten, Freelancer, Agentur: wo die Kosten wandern

Jede Variante verschiebt Kosten an eine andere Stelle, statt sie zu beseitigen. Beim Baukasten sind Start und Technik günstig, dafür liegen Texte, Struktur, Messung und Pflege bei Ihnen oder bleiben liegen. Beim Freelancer hängt viel von einer Person ab: Urlaub, Krankheit oder ein Wechsel des Auftragsschwerpunkts wirken sich direkt auf Wartung und Änderungen aus. Bei der Agentur ist der Einstieg meist teurer, dafür sind Zuständigkeiten, Vertretung und oft auch Messung geregelt, sofern sie im Vertrag stehen. Eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie im Beitrag Baukasten oder Agentur für Dienstleister.

Wichtig ist der Blick auf die Frage, wer die Arbeit nach dem Livegang übernimmt. Ein günstiger Start ohne klare Zuständigkeit endet häufig in einer Seite, die nicht mehr aktualisiert wird: veraltete Öffnungszeiten, fehlende neue Leistungen, nicht erreichbare Formulare. Das sind keine Rechnungsposten, aber sie kosten Anfragen.

Wann sich der Relaunch rechnet und wann nicht

Eine Website, die zwar läuft, aber keine Anfragen bringt, ist nicht automatisch ein Fall für den Neubau. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge, bevor Sie einen Relaunch beauftragen:

1. Ist die Messung vorhanden? Ohne Zahlen wissen Sie nicht, ob das Problem bei Besuchern, Seitenaufbau oder Kontaktwegen liegt.
2. Funktionieren Telefon-Button, Formular und Messenger-Link auf dem Smartphone?
3. Laden die wichtigsten Seiten spürbar langsam? Dann reichen oft Bildkomprimierung und Aufräumen.
4. Fehlt eine eigene Seite für jede wichtige Leistung? Das lässt sich ergänzen, ohne alles neu zu bauen. Mehr dazu unter Landingpage optimieren: Checkliste.
5. Ist die technische Basis veraltet, sodass Updates nicht mehr möglich sind oder Änderungen ungewöhnlich lange dauern? Dann spricht mehr für einen Neubau.

Ein Teilumbau ist oft günstiger als ein Neustart; ein Neustart ist günstiger, als eine Basis dauerhaft zu stützen, die nicht mehr tragfähig ist. Entscheiden Sie anhand der Messdaten, nicht aus dem Bauchgefühl.

Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

Mit diesen Fragen erkennen Sie, ob ein Angebot die Gesamtkosten berücksichtigt:

• Was kostet der Betrieb im ersten, zweiten und dritten Jahr, aufgeschlüsselt nach Hosting, Wartung und Lizenzen?
• Welche Änderungen sind im Preis enthalten, welche werden nach Stunden abgerechnet?
• Gehören mir Domain, Hosting-Zugang, Texte und Bilder, auch nach Vertragsende?
• Wie sieht ein Umzug zu einem anderen Anbieter aus, und was kostet er?
• Welche Messung ist eingerichtet, und kann ich die Auswertung selbst einsehen?
• Wie werden Sicherheitsupdates und Sicherungen dokumentiert?
• Wer ist mein Ansprechpartner bei Ausfall, und was ist schriftlich zugesagt?

Ein Briefing erleichtert diesen Vergleich erheblich: Wenn alle Anbieter dieselben Anforderungen lesen, sind die Angebote besser vergleichbar. Eine Vorlage für das Website-Briefing hilft dabei, und die Hinweise unter Webdesign-Agentur auswählen zeigen, worauf Sie bei der Auswahl achten können.

So arbeiten wir bei ZED an Websites für Dienstleister

Auf unserer Seite zu Websites für Dienstleister und Praxen beschreiben wir den Ablauf so: Wir verstehen zuerst Ihre Kundschaft und die Fragen vor einer Anfrage, planen die Struktur vor dem Design, bauen schlank und mit Telefon- und WhatsApp-Buttons auf jedem Bildschirm und richten vor der Übergabe die Messung ein. Gemessen werden Klicks auf Anruf, WhatsApp und Formular, verbunden mit GA4. Zum Leistungsumfang zählen laut unserer Seite auch SEO-Grundlagen, Weiterleitungen bei einem Relaunch, die Einbindung von Impressum und Datenschutzseite, eine Cookie-Lösung sowie die Übergabe mit Zugängen und Einweisung.

Preise veröffentlichen wir nicht, weil sie vom Umfang abhängen. Wenn Sie uns Ihre Eckdaten schicken, antworten wir mit einer ersten Einschätzung. Ergebnisse unserer Projekte sehen Sie unter Fallstudien und im Portfolio; Rechtsfragen zu Impressum, Datenschutz und Heilwerbung beantworten wir nicht, dafür sind Fachanwälte und Datenschutzbeauftragte zuständig.

Häufige Fragen

Was kostet eine Website für Dienstleister insgesamt?

Eine allgemeine Zahl gibt es nicht. Der Gesamtpreis hängt von Umfang, Inhalten und Betreuung ab. Rechnen Sie über drei Jahre: Erstellung, Hosting, Wartung, Lizenzen, Änderungen und eigener Aufwand. Marktangaben anderer Anbieter streuen stark, zum Beispiel nennt der Shopify-Blog für Auslagerung an Freelancer oder Agentur Beträge zwischen 2.000 und 10.000 Euro. Wir veröffentlichen keine Preisliste und prüfen gern Ihren Umfang.

Welche laufenden Kosten entstehen nach dem Livegang?

Typisch sind Domain, Hosting, gegebenenfalls Lizenzen für Formular- oder Buchungssysteme, Wartung mit Updates und Sicherungen sowie Stunden für Änderungen. Je nach Quelle liegen Domain und Shared Hosting im niedrigen zweistelligen Eurobereich pro Monat; der Hoster Hostinger nennt für KMU-Wartung eine Spanne von 35 bis 500 Euro monatlich. Prüfen Sie immer, was im Angebot enthalten ist.

Ist ein Baukasten für meine Praxis oder meinen Betrieb ausreichend?

Für einen schlichten Auftritt kann ein Baukasten genügen. Entscheidend ist, ob Struktur, Texte, Messung und Pflege abgedeckt sind. Wenn Sie wenig Zeit haben oder Anfragen gezielt messen möchten, entsteht der Aufwand an anderer Stelle. Rechnen Sie Ihre Stunden mit ein und prüfen Sie, ob Telefon-, Formular- und Messenger-Klicks messbar sind.

Was gehört in einen Wartungsvertrag?

Sinnvoll sind Angaben zu Updates, Sicherungen, Überwachung der Erreichbarkeit, Reaktion bei Ausfällen, enthaltenen Änderungsstunden und Kündigungsfristen. Fragen Sie, wie Leistungen dokumentiert werden. Lassen Sie sich nichts versprechen, was nicht schriftlich steht. Rechtliche Texte wie Datenschutzerklärung und Impressum sind eine eigene Aufgabe, für die Sie Fachberatung einholen sollten.

Kann ich Website-Kosten steuerlich geltend machen?

Für Selbstständige und Unternehmen sind Website-Kosten in der Regel Betriebsausgaben, die Behandlung im Einzelfall, etwa bei der Abschreibung größerer Beträge, klärt Ihre Steuerberatung. Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Heben Sie Angebote, Rechnungen und Verträge geordnet auf.

Wie erkenne ich, ob sich die Website lohnt?

Messen Sie Anrufe, Formulare und Messenger-Klicks und teilen Sie die monatlichen Gesamtkosten durch die Zahl der Anfragen. Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Wert einer Anfrage für Ihren Betrieb. Ohne Messung bleibt die Rechnung eine Schätzung. Warten Sie mit größeren Entscheidungen, bis genug Daten vorliegen.

Wann sollte ich die Website erneuern lassen?

Wenn Messdaten zeigen, dass Besucher kommen, aber kaum Kontakt aufnehmen, und einfache Korrekturen nicht helfen, oder wenn die technische Basis nicht mehr gepflegt werden kann. Prüfen Sie vorher Kontaktwege, Ladezeit und Leistungsseiten. Oft genügt ein Teilumbau. Bei einem Relaunch sind Weiterleitungen wichtig, damit bestehende Seiten nicht verloren gehen.