Google-Unternehmensprofil für Praxen und Dienstleister pflegen: Pflegeplan, Regeln und Vorsicht bei Heilwerbung

Ein Profil ist nie fertig: Pflege statt einmaliger Einrichtung

Die meisten Anleitungen zum Google-Unternehmensprofil behandeln die Einrichtung: Profil beanspruchen, bestätigen, Kategorien wählen. Das ist wichtig, aber es ist nur der erste Nachmittag. Danach beginnt die Arbeit, die in vielen Praxen und Dienstleistungsbetrieben liegen bleibt: Urlaubszeiten eintragen, Bewertungen beantworten, Fotos aktualisieren, Angaben nach Umzug oder Personalwechsel anpassen. Ein Profil mit falschen Öffnungszeiten kostet reale Anrufe, ein Profil ohne Antworten auf Bewertungen wirkt vernachlässigt.

Dieser Beitrag ergänzt unsere Anleitung Google Unternehmensprofil optimieren, die Bestätigung, Adress- und Servicegebietsfrage und Stammdaten behandelt. Hier steht der laufende Betrieb im Mittelpunkt: ein Pflegeplan, den Sie an eine Person im Team übergeben können, mit besonderem Augenmerk auf die Vorsicht, die Heilberufe bei Texten und Bewertungen brauchen. Alle Aussagen zu Plattformregeln stammen aus der Google-Unternehmensprofil-Hilfe; Rechtsfragen beantworten wir nicht.

Warum ein unbeachtetes Profil Risiken birgt

Ein Praxisprofil entsteht bei Google oft von selbst, auch wenn niemand es angelegt hat. Das Deutsche Ärzteblatt beschrieb dazu 2022 (Autor: Gundolf Meyer-Hentschel, Ausgabe 35 bis 36), dass Dritte Änderungsvorschläge einreichen können, die Google bei Plausibilität übernimmt, und dass Inhaber, die das Profil nie beansprucht haben, davon allenfalls zufällig erfahren. Nutzer mit Google-Konto können laut dem Beitrag zudem Fotos hinzufügen. Ohne eigene Bilder wählt Google teils unpassende aus. Für den Aufwand nennt der Autor eine Einrichtung von ein bis zwei Stunden und danach etwa 10 bis 20 Minuten pro Woche; das ist eine Einschätzung des Autors, keine Vorgabe von Google, und sie hängt von Ihrer Bewertungsmenge ab.

Die Konsequenz: Ihr Profil gehört regelmäßig geprüft, auch wenn Sie nichts geändert haben. Bevor Sie einen Pflegeplan aufsetzen, klären Sie, wer im Team Zugriff hat. Wer das Profil beansprucht und bestätigt, lesen Sie in der Hilfe „Unternehmen bei Google bestätigen“: Je nach Branche und Region bietet Google automatisch Verfahren an, etwa Telefon oder SMS, E-Mail, Videoanruf oder Postkarte. Postkartencodes laufen laut Hilfe nach 30 Tagen ab, und eine erneute Anforderung macht den vorherigen Code ungültig.

Der Pflegeplan als Tabelle

Die folgende Aufteilung ist ein Vorschlag für kleine Teams. Die Zeitabstände stammen von uns, nicht von Google.

Rhythmus	Aufgabe	Wer?
Wöchentlich	Neue Bewertungen lesen und beantworten, Anrufe und Anfragen aus dem Profil kurz sichten	Eine feste Person im Team
Monatlich	Öffnungszeiten der nächsten Wochen prüfen, Sonderzeiten eintragen, ein bis zwei neue Fotos hochladen	Praxismanagement oder Betriebsleitung
Vierteljährlich	Kategorien, Leistungen, Telefonnummer, Website-Link und Beschreibung mit Website abgleichen; Leistungsdaten ansehen	Verantwortliche Person gemeinsam mit Marketing
Jährlich	Alle Angaben, Fotos und Zugänge prüfen; Berechtigungen aufräumen	Inhaberin oder Inhaber
Bei Ereignissen	Umzug, neue Behandler, Urlaub, neue Leistung, geänderte Telefonnummer: Profil am selben Tag anpassen	Wer die Änderung entscheidet

Legen Sie zusätzlich eine Vertretung fest, damit die Pflege nicht an Urlaub oder Krankheit hängt. Ein geteiltes Dokument mit den aktuellen Standardangaben (Name, Adresse, Telefon, Zeiten, Leistungen) verhindert, dass Profil, Website und Praxisschild auseinanderlaufen.

Stammdaten: was Googles Richtlinien verlangen

Die Richtlinien für die Präsentation Ihres Unternehmens auf Google enthalten Regeln, die in der Praxis oft verletzt werden, meist unabsichtlich. Aus der Hilfeseite:

• Name: Verwenden Sie den Namen, den Sie auch offline führen, etwa auf Schild, Website und Briefpapier. Keine Slogans, Telefonnummern, Öffnungszeiten, Leistungsbeschreibungen oder Ortsangaben im Namen. Rechtsformzusätze wie GmbH sind laut Hilfe grundsätzlich nicht erlaubt, wenn sie nicht zum offiziellen Namen gehören.
• Adresse: Nutzen Sie Ihre tatsächliche Betriebsadresse oder ein Servicegebiet. Postfächer und virtuelle Büros sind nicht erlaubt. Pro Standort ein Profil, Dubletten vermeiden.
• Kategorien: So wenige wie möglich und so spezifisch wie möglich; sie beschreiben, was Ihr Unternehmen ist, nicht was es anbietet, und sind keine Keywords.
• Öffnungszeiten: Reguläre Zeiten eintragen, für Feiertage und Ausnahmen Sonderöffnungszeiten nutzen. Bei Betrieben, die nur nach Terminvereinbarung arbeiten, empfiehlt die Hilfe, keine regulären Öffnungszeiten anzugeben. Prüfen Sie, ob das auf Ihre Praxis zutrifft, statt es zu raten.
• Telefon und Website: Eine lokale Nummer, unter der der Standort erreichbar ist, oder eine Website, die den Standort darstellt. Keine Call-Center und keine Linkseiten.
• Beschreibung: Keine Aktionen, Rabatte, Preise oder Links; keine personenbezogenen oder vertraulichen Angaben.

Zu einzelnen Behandlerprofilen für Ärztinnen und Ärzte enthält die Hilfeseite zur Bestätigung keine Angaben. Wenn Sie für einzelne Personen ein Profil führen möchten, lesen Sie die aktuellen Richtlinien von Google, bevor Sie es anlegen.

Öffnungszeiten, Urlaub und Sonderzeiten richtig pflegen

Falsche Zeiten sind der häufigste vermeidbare Fehler: Patienten kommen zu einer geschlossenen Tür, rufen außerhalb der Telefonzeit an oder suchen vergeblich nach einer Vertretung. Die Hilfe sieht dafür Sonderöffnungszeiten für Feiertage und begrenzte Zeiträume vor, außerdem zusätzliche Zeiten für abweichende Angebote. Tragen Sie Urlaub, Fortbildungstage und Brückentage rechtzeitig ein und schauen Sie vor Feiertagen ins Profil. Nennen Sie auf Ihrer Website und im Profil dieselben Zeiten.

Unterscheiden Sie in Ihrer Praxis zwischen Öffnungszeit, telefonischer Erreichbarkeit und Terminvergabe. Wenn das Telefon nur zu bestimmten Zeiten besetzt ist, gehört das auf die Website und in die Ansage, nicht in den Profilnamen. Mehr zu unbeantworteten Anrufen lesen Sie im Beitrag Verpasste Anrufe in der Arztpraxis; zu Terminwegen siehe Online-Terminbuchung in der Arztpraxis.

Fotos und Videos: Format, Inhalt, Datenschutz

Laut Hilfe zu Fotos und Videos im Unternehmensprofil sind Fotos als JPG oder PNG zwischen 10 KB und 5 MB zulässig, empfohlen werden 720 mal 720 Pixel, mindestens 250 Pixel. Videos dürfen bis zu 30 Sekunden und 75 MB lang sein und sollten mindestens 720p haben. Fotos sollen scharf und gut belichtet sein und die Wirklichkeit zeigen, ohne starke Bearbeitung oder Filter. Als Typen nennt die Hilfe unter anderem Logo, Titelbild und unternehmensspezifische Fotos; ein Außenfoto hilft beim Finden des Standorts. Neue Uploads können 24 bis 48 Stunden brauchen, und Medien sind erst nach der Bestätigung des Profils öffentlich sichtbar.

Für Praxen kommt eine eigene Sorgfalt hinzu: Zeigen Sie keine erkennbaren Patientinnen und Patienten, keine Unterlagen und keine Bildschirme mit Daten. Bei Teamfotos holen Sie die Einwilligung der abgebildeten Personen ein. Verzichten Sie auf Vorher-nachher-Bilder, solange Sie nicht rechtlich geklärt haben, ob sie in Ihrem Fall zulässig sind (siehe nächster Abschnitt). Ein gutes Set besteht aus Außenansicht, Eingang, Empfang, Wartebereich, Behandlungsraum ohne Patientendaten und Team.

Bewertungen: anfragen, beantworten, melden

Die Google-Hilfe „Tipps für mehr Rezensionen“ empfiehlt, Kundinnen und Kunden über einen Link oder QR-Code um eine Bewertung zu bitten; dafür brauchen sie ein Google-Konto. Ausdrücklich verboten sind Gegenleistungen wie kostenlose oder rabattierte Leistungen für Bewertungen sowie das Verändern oder Entfernen negativer Bewertungen; beides gilt als gefälschte Interaktion und kann zu Einschränkungen des Profils führen. Antworten sind öffentlich: Bleiben Sie freundlich, sachlich und kurz, verkaufen Sie nicht, geben Sie keine privaten Informationen preis und laden Sie bei Kritik zum Kontakt außerhalb der Bewertung ein.

Besonderheit Schweigepflicht

Für Heilberufe ist die öffentliche Antwort heikel: Schon die Bestätigung, dass eine Person Patientin oder Patient ist, kann problematisch sein. Antworten Sie deshalb allgemein, ohne Bezug auf Behandlungen, Termine oder Diagnosen, und bieten Sie ein Gespräch an. Ob und wie Sie im Einzelfall antworten dürfen, klären Sie mit Ihrer Standesvertretung oder rechtlicher Beratung. Formulierungshilfen finden Sie in den Vorlagen für Antworten auf Google-Bewertungen; einen fairen Ablauf für Bewertungsanfragen beschreiben Google-Bewertungen für die Arztpraxis und Google-Bewertungen sammeln.

Heilwerbung: Vorsicht bei Beschreibung, Leistungen und Beiträgen

Alles, was Sie im Profil schreiben, ist Werbung im weiteren Sinn. Für Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten und andere Heilberufe gelten deshalb Grenzen aus dem Heilmittelwerbegesetz (HWG) und aus den Berufsordnungen der jeweiligen Kammern. Welche Formulierung im Einzelfall zulässig ist, hängt vom Beruf, vom Kontext und von der Rechtsprechung ab. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung. Praktische Grundregeln zur Vorsicht:

• Keine Heil- oder Erfolgsversprechen, keine Garantien, keine Superlative wie „bester Arzt der Stadt“.
• Leistungen sachlich benennen, statt Behandlungsergebnisse zu bewerben.
• Vorher-nachher-Darstellungen nur nach rechtlicher Prüfung.
• Bewertungen Dritter im eigenen Marketing nicht ungeprüft hervorheben.
• Texte im Profil und auf der Website im Zweifel durch eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Medizinrecht prüfen lassen.
• Bei Fragen zu Patientendaten die oder den Datenschutzbeauftragten einbeziehen.

Eine Einführung bietet unser Beitrag zum Heilmittelwerbegesetz im Praxismarketing. Zur Orientierung bei der Website: Website-Checkliste für Arztpraxen.

Leistungsdaten lesen: Was zeigt das Profil, was die Website?

Das Profil liefert Hinweise, wie Menschen Sie finden und ob sie anrufen, die Website besuchen oder den Weg beschreiben lassen. Diese Werte sind ein Anfang, ersetzen aber keine eigene Messung. Die Google-Hilfe weist außerdem darauf hin, dass ein besseres lokales Ranking weder verlangt noch gekauft werden kann; die Bestätigung des Unternehmens erhöht lediglich die Wahrscheinlichkeit, in den Ergebnissen aufzutauchen. Rechnen Sie deshalb nicht mit schnellen Platzierungssprüngen.

Prüfen Sie vierteljährlich: Stimmen Anrufzahlen mit den Zahlen in der Praxis überein? Gibt es Klicks auf die Website, aber kaum Kontakte? Dann liegt das Problem oft nicht im Profil, sondern auf der Zielseite. Wie Anrufe, Formulare und Messenger-Klicks gemessen werden, beschreibt die Seite zum Conversion-Tracking; weitere Maßnahmen zur lokalen Sichtbarkeit stehen in der Checkliste für lokale SEO und im Beitrag Google-Maps-Ranking verbessern.

Mini-Szenarien

• Hausarztpraxis: Urlaubsvertretung in den Sonderzeiten, Hinweis auf Telefonzeiten auf der Website, öffentliche Antworten ohne Behandlungsbezug.
• Physiotherapie: Eine primäre Kategorie, Leistungen sachlich benennen, Fotos der Räume ohne Patienten, kein Heilversprechen.
• Handwerksbetrieb oder Reinigungsfirma ohne Kundenverkehr: Servicegebiet statt Ladenadresse, Fotos von Teams und Fahrzeugen, Antworten auf Bewertungen mit Hinweis auf Nachbesserung.

So arbeiten wir bei ZED

Auf unserer Seite zu Marketing für Arztpraxen beschreiben wir unter anderem Reputationsmanagement für Bewertungen auf Google Maps und eigenständige Seiten für jedes Fachgebiet der Praxis. Anzeigen führen laut Seite zu Anruf- und WhatsApp-Kontakten, die wir messen. Medizinische Inhalte erklären Möglichkeiten und Bedingungen, ohne Heilung zu versprechen, und die Freigabe liegt bei der Praxis beziehungsweise einer zugelassenen Fachkraft. Wir geben keine Rechtsberatung; für rechtliche Prüfung sind Fachanwälte zuständig.

Wenn Sie Ihr Profil mit einem Pflegeplan versehen möchten, senden Sie uns Praxisart, Standort und die Frage, bei der Sie unsicher sind. Wir antworten mit einer ersten Einschätzung. Weitere Einblicke gibt die Seite Medizinisches Marketing.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich das Google-Unternehmensprofil meiner Praxis pflegen?

Ein fester Rhythmus hilft: wöchentlich Bewertungen, monatlich Zeiten und Fotos, vierteljährlich Stammdaten und Leistungsdaten. Das Ärzteblatt nannte 2022 als Autoreneinschätzung etwa 10 bis 20 Minuten pro Woche nach der Einrichtung. Der Aufwand hängt von Bewertungsmenge und Änderungen ab. Wichtig ist eine feste zuständige Person samt Vertretung.

Darf ich als Arztpraxis auf Google-Bewertungen antworten?

Technisch ja; Google empfiehlt sachliche, freundliche Antworten. Wegen der Schweigepflicht sollten Sie keine Details zu Behandlung, Terminen oder Diagnosen nennen und nicht bestätigen, dass die Person Patient ist. Klären Sie das Vorgehen mit Ihrer Standesvertretung oder rechtlicher Beratung. Eine allgemeine Antwort mit Gesprächsangebot ist meist der vorsichtigere Weg.

Darf ich Patienten um eine Bewertung bitten?

Nach der Google-Hilfe dürfen Sie Kundinnen und Kunden um eine Bewertung bitten, etwa über Link oder QR-Code. Verboten sind Gegenleistungen und das Verändern oder Entfernen negativer Bewertungen. Für Heilberufe können zusätzliche berufs- und wettbewerbsrechtliche Regeln gelten, die Sie rechtlich prüfen lassen sollten.

Was sollte nicht in den Namen meines Profils?

Laut Google-Richtlinien gehört kein Slogan, keine Telefonnummer, keine Öffnungszeit und keine Leistungsbeschreibung in den Namen. Nutzen Sie den Namen, den Sie offline führen, etwa auf Schild und Website. Rechtsformzusätze sind grundsätzlich nur zulässig, wenn sie zum offiziellen Namen gehören und das belegbar ist.

Muss ich Öffnungszeiten für meine Praxis angeben?

Reguläre Zeiten sind üblich; Sonderzeiten tragen Feiertage und Urlaub ein. Die Google-Richtlinien nennen aber Betriebe, die nur nach Terminvereinbarung arbeiten, als Fall, in dem keine regulären Öffnungszeiten angegeben werden sollen. Lesen Sie die Hilfe und gleichen Sie die Angaben mit Ihrer Website ab.

Wie viele Fotos braucht mein Profil?

Eine feste Zahl nennt Google nicht. Laden Sie Außenansicht, Eingang, Empfang, Räume und Team hoch, achten Sie auf Schärfe und Format (JPG oder PNG, 10 KB bis 5 MB) und zeigen Sie keine Patienten oder Daten. Neue Uploads können 24 bis 48 Stunden brauchen, bis sie erscheinen.

Hilft das Profil auch ohne Website?

Das Profil kann Telefonnummer, Zeiten und Standort zeigen. Wer mehr wissen will, landet oft auf der Website. Fehlt sie oder ist sie schwach, gehen Kontakte verloren. Profil und Website sollten dieselben Angaben nennen. Ein besseres Ranking können Sie bei Google nicht beantragen oder kaufen.